Metodologi Siklus Hidup Sistem

Siklus hidup system adalah penerapan pendekatan system untuk pengembangan system atau subsistem informasi berbasis computer.

Tahap-tahap siklus hidup

Empat tahap yang pertama adalah perencanaan, analisis, rancanagan, dan penerapan. Tahap-tahap ini secara bersama-sama dinamakan siklus hidup pengembangan system. Tahap kelima adlah tahap penggunaannya, yang berlangsung sampai sudah waktunya untuk merancang system itu kembali. Proses merancang kembali mengakibatkan siklus itu akan diulangi lagi.

Pengelolaan Siklus Hidup

Di banyak perusahaan, tanggung jawab masih berada pada tingkat ini. Namun, kecenderungan saat ini juga meletakan tanggung jawab pada tingkat yang lebih tinggi dan lebih rendah. Sekarang, manajemen siklus hidup system mungkin saja terentang melewati beberapa tingkat organisaional dan melibatkan manajer di luar jasa informasi.

Tahap Perencanaanperhatian

Pengembanganaubsistem CBIS seharusnya mendapatkan perhatian yang sama besarnya dalam perencanaan seperti proyek-proyek besar lainnya, seperti pengenalan produk baru atau konstruksi dari pabrik baru.

Keuntungan dari merencanakan proyek CBIS :

·         Menentukan lingkup dari proyek.

·         Mengenali berbagai area permasalahan potensial.

·         Mengatur urutan tugas.

·         Memberikan dasar untuk pengendalian.

Langkah-langkah dalam tahap perencanaan

1.Menyadari Masalah

Kebutuhan akan proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non-manajer, dan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan.

2. Mendefinisikan Masalah

Setelah menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasi permasalahan itu. Namun, manajer tidak berusaha untuk mengumpulkan semua informasi pada titik ini. Sebaliknya, manajer hanya mencari untuk mengidentifikasikan di mana letak permasalahannya dan penyebabnya.

3. Menentukan Tujuan Sistem

Manajer dan analisis system mengembangkan suatu daftar tujuan system yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai .

4. Mengidentifikasikan Kendala-kendala system

System baru akan beroperasi bebas dari kendala. Beberapa kendala ditimbulkan oleh lingkungan, seperti laporan pajak yang diminta oleh pemerintah dan informasi pembayaran yang dibutuhkan konsumen.

5. Membuat Studi Kelayakan

Studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan system untuk mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan. Ada enam dimensi kelayakan:

·         Teknis

·         Pengembalian ekonomis

·         Pengembalian non ekonomis

·         Hukum dan etika

·         Operasional

·         Jadwal

6. Mempersiapkan usulan penelitian sistem

Jika system dan proyek tampak layak, diperlukan penelitian system yang menyeluru. Penelitian system akan memberikan dasar yang terinci untuk rancangan system baru mengenai apa yang harus dilakukan system itu dan bagaimana system itu melakukannya. Analisis akan menyiapkan usulan penelitian system yang memberikan dasar bagi manajer untuk menentukan perlu atau tidaknya pengeluaran untuk analisis.

7. Menyetujui atau menolak penelitian proyek

Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra dari proyek dan rancangan system yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu diteruskan keputusan teruskan/hentikan.

8. Menetapkan Mekanisme Pengendalian

 Sebelum penelitian system dimulai, komite pengarah SIM menetapkan pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan.

Tahap Analisis

1.      Menumumkan peneitian system.

2.      Mengorganisaikan tim proyek.

3.      Mengidentifikasikan kebutuhan informasi.

4.      Mengidentifikasikan kriteria kinerja system.

5.      Menyiapkan usulan rancangan.

6.      Menyetujui atau menolak rancangan proyek.

Tahap Perancangan

1.      Menyiapkan rancangan system yang terinci.

2.      Mengidentifikasikan berbagai alternatif konfigurasi system.

3.      Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi system.

4.      Memilih konfigurasi yang terbaik.

5.      Menyiapkan usulan penerapan.

6.      Menyetujui atau menolak penerapan system.

Tahap Penerapan

1.      Merencanakan penerapan.

2.      Mengumumkan penerapan.

3.      Mendapatkan sumber daya perangkat keras.

4.      Mendapatkan sumber daya perangkat lunak.

5.      Menyiapkan data base.

6.      Menyiapkan fasilitas fisik.

7.      Mendidik peserta dan pemakai.

8.      Menyiapkan usulan cutover.

9.      Menyetujui atau menolak masuk ke system baru.

10.  Masuk ke system baru.

Tahap Penggunaan

1.      Menggunakan system

2.      Audit system.

3.      Memlihara system.

4.      Menyiapkan usulan rekayasa ulang.

5.      Menyetujui atau menolak rekayasa ulang system.

Menggunakan Teknologi untuk Keunggulan Kompetitif

Menggunakan Teknologi untuk Keunggulan Kompetitif

Perusahaan dalam lingkungannya

Lingkungan sangat berarti bagi perusahaan. Lingkungan adalah alas an utama keberadaan perusahaan. Pemilik perusahaan melihat perlunya penyediaan barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan lingkungan tertentu, dan menanamkan modalnya sehingga perusahaan dapat melaksanankan aktivitas ini. Lingkungan kemudian menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk memproduksi barang dan jasa.

Delapan Elemen Lingkungan

Elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi atau individu yang berada di luar perusahaan da memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung pada perusahaan. Delapan elemen ini brada dalam system yang lebih luas, yang disebut masyarakat menggambarkan perusahaan dalam konteks lingkungannya.Pemasok menyediakan material, mesin, jasa, dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk memproduksi barang dan jasanya. Barang dan jasa ini dipasarkan kepada para pelanggan  perusahaan., yang mencakup pemakai saat ini dan calon pemakai. Serikat Buruh  adalah organisasi yang bagi tenaga kerja terampil maupun tenaga kerja tidak terampil. Masyarakat keuangan terdiri dari lembaga-lembaga yang mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan. Contohnya meliputi ank dan lembaga peminjaman lainnya, serta perusahaan-perusahaan investasi. Pemegang saham atau pemilik adalh orang orang yang menanamkan modal di perusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi. Pesaing mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan di pasaran. Pemerintah, pada tingkat pusa, daerah dan local, memberikan batasan-batasan dalam bentuk undang-undang dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan dalam bentuk pembelian, informasi dan dana. Masyarakat global adalah wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya. Perusahaan menunjukan tanggung jawabnya pada masyarakat global dengan memperhatikan lingkungan alam, menyediakan prosuk dan jasa yang meningkatkan kualitas hidup dan beroperasi secara etis.

Keunggulan Kompetitif

Pada bidang computer, keunggulan komprtitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan leverage di pasaran. Idenya adalah perusahaan tidak harus sepenuhnya mengandalkan sumber daya fisik yang lebih unggul data dan informasi dapat digunakan sama baiknya.

Rantai Nilai Porter

Porter dari Harvard adalah orang yang paling sering didefinisikan dengan topic keunggulan kompetitif. Pusat dari teori porter adalah konsep marjin. Marjin adalah nilai roduk dan jasa perusahaan, seperti yang diyakini oleh pelanggan perusahaan itu, dikurangi biaya-biayanya. Perusahaan menciptakan nilai dengan melaksanakan aktivitas, yang porter sebut aktivitas nilai (value activities). aktivitas nilai tetbagi menjadi menjadi dua kategori besar utama dan pendukung. Akitivitas nilai utama (support value activities) menyediakan input dan infrastruktur yang memungkinkan aktivitas utama berlangsung. Departemen hubungan pemegang saham, kelompok riset pemasaran, departemen akuntansi merupakan contoh unit organisaional yang melaksanakan aktivitas pendukung.

Perencanaan Strategis

Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai perencanaan strategis karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberikan perusahaan posisi yang paling menguntungkan didalam lingkungannya., serta menentukan strategi-strategi untuk mencapai tujuan tujuan tersebut. Pentingnya perncanaan strategis pada manajemen tingkat atas yang merupakan alas an Robert Anthony menamakan tingkat itu tigkat perencanaan strategis.

Perencanaan strategis perusahaan

Saat sebuah perusahaan mengorganisasikan para eksekitfnya ke dalam suatu komite eksekutifkelompok inikah yang pasti memikul tanggung jawab perencanaan strategis untuk seluruh perusahaan. Komite ini, sekurangnya, terdiri dari presiden dan wakil presiden dari area bisnis. Komite ini umumnya menjadwalkan suatu pertemuan perencanaan tahunan, yang mendiskusikan gagasam mengenai apa yang ingin dicapai perusahaan selama tahun yang akan datang. Hasil dari pembahasan ini adalah rencana bisnis strategis.

Perencanaan bisnin sumber daya informasi

Selama beberapatahun terakhir jasa informasi mungkin telah mencurahkan lebih banyak perhatian pada perencanaan strategis daripada sebagian besar area yang lain. Istilah untuk menggambarkan aktivitas ini awalnya adalah transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation). Istilah yang lebih baru, yaitu perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources) telah menjadi popular.

Konsep manajemen sumber daya informasi

manajemen sumber daya informasi (information resource management) atau IRM adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

Elemen-elemen IRM yang diperlukan

agar suatu perusahaan dapat mencapai IRM secara penuh, perlu ada satu set kondisi tertentu. Kondisi-kondisi tersebut meliputi :

·         Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif tidak dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul.

·         Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama.

·         Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak.

·         Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan.

·         Rencana strategis formal untuk sumber daya informasi.

·         Strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing.

Lingkungan Perusahaan

 

1.

 

                                         Pengaruh Lingkungan

Eksekutif Perusahaan                    CIO                                                                                                      Eksekutif Lain

2.

 

                                        Pengaruh                                   Rencana Strategis

Kawasan Bisnis

K

                                        Intern                                         Perusahaan

Manufaktur

Pemasaran

Keuangan

Sumber daya manusia

Layanan Informasi

3.

Rencana strategis sumber daya informasi

 

Sumber daya                                                              Sumber daya                           Komputer                                                    Komputer                            Terpusat                                                                       tersebar

                                                                Sumber daya informasi

4.

Pemakai lain

Para pemakai yang terlibat dalam end-user computing

5.

Gambar 2.9 Model IRM

Model IRM

Kondisi-kondisi IRM yang diperlukan tersebut tidak berada terpisah berkerja sama secara terkoordinasi,seperti yang digambarkan dalam Gambar 2.9. Alinea-alinea bernomor dibawah ini menjelaskan nomor-nomor pada model tersebut.

1.      Lingkungan perusahaan.

2.      Eksekutif perusahaan.

3.      Area bisnis.

4.      Sumber saya informasi.

5.      Pemakai.

 

Konsep Sistem

Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model mewakili sejumlah objek atau aktivitas, yang disebut entitas (entity).

Jenis – jenis model:

Ada 4 jenis dasar model :

1.      Model Fisik

2.      Model Naratif

3.      Model Grafik

4.      Model Matematika

Model Fisik adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik yang digunakan dalam dunia bisnis meliputi maket pusat perbelanjaan atau prototype mobil baru. Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda nyata. Contohnya, investor pusat pembelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah perubahan secara lebih murah pada rancangan model fisik mereka dibandingkan pada produk akhir.

Model Naratif adalah model yang menggambarkan entitasnya secara lisan atau tulisan. Pendengar atau pembaca dapat memahami entitas dari narasi atau cerita.

Model Grafik adalahmodel yang menggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, symbol atau bentuk. Model grafik juga digunakan dalam rancangan system informasi. Banyak peralatan yang digunakan oleh analis system dan programmer bersifat grafik.

Model Matematika adalah model yang berbentuk segala formula atau persamaan matematika. Sebagian model matematika menggunakan  ratusan hingga ribuan persamaan. Contohnya suatu model perencanaan keuangan yang dikembangkan oleh Sun Oil Company selama masa awal system informasi mengunakan kira-kira 2000 persamaan.

Kegunaan Model

Adapun kegunaan dari keempat model tersebut adalah sebagai berikut :

1.      Mempermudah pengertian : suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang disederhanakan

2.      Mempermudah Komunikasi : semua empat jenis model tersebut dapat mengkominukasikan informasi secara cepat dan akurat kepada orang-orang yang mengetahui makna dari berbagai bentuk, kata-kata, grafik dan matematika tersebut.

3.      Memperkirakan Masa Depan : Ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain. Model matematika dapat memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan, tetapi tidak seratus persen akurat.

Model Sistem Umum

Sistem Fisik

Sisitem fisik perusahaan mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output. Sumber daya input dating dari lingkungan perusahaan, terjadi suatu transformasi, dan sumber daya output dikembalikan ke lingkungannya yang sama. Karena itu system fisik perusahaan merupakan system terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melali arus sumber daya fisik.

 

                                                                                                             

 Dalam system operasi perusahaan manufaktur ada 4arus sumber daya yang mengalir :

1.      Arus Material : material-material input diterima dari pemasok bahan mentah dan komponen rakitan. Material ini disimpan disuatu tempat penyimpanan sampai dibutuhkan dalam transformasi. Lalu, material tersebut dimasukan dalam aktivitas manufaktur.

2.      Arus Personel : input personel berasala dari lingkungan. Calon pegawai berasal dari masyarakat setempat dan mungkin dari serikat buruh serta pesaing. Input personel ini biasanya diproses oleh fungsi sumber daya manusia kemudian ditugaskan ke berbagai area fungsional. Saat berada di area tersebut, para pegawai terlibat dalam proses transformasi, baik secara langsung maupun tidak langsung.

3.      Arus Mesin : mesin-mesin diperoleh dari pemasok, dan biasanya berada di perushaan untuk jangka waktu yang lama tiga sampai dua puluh tahun atau lebih. Namun, akhirnya semua mesin dikembalikan kepada lingkungannya dalam  bentuk tukar tambah dengan model baru, atau sebagai rongsokan.

4.      Arus Uang : uang terutama diperoleh dari para pemilik, yang menyediakan modal investasi, dan dari para pelanggan perusahaan yang memberikan pendapatan penjualan. Sumber-sumber lain mencakup lembaga-lembaga keuangan, yang memberikan pinjaman dan bunga atas investasi, serta dari pemerintah, yang menyediakan uang dalam bentuk pinjaman dan bantuan.

Sistem Konseptual

Sebagian system terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang terdapat didalam system. Lingkaran tersebut, yang dinamakan lingkaran umpan balik, menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari system ke mekanisme pengendalian dan dari mekanisme pengendalian kembali ke siste. Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja system dan menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan.

Sistem Lingkaran Terbuka : adalah system tanpa lingkaran umpan balik atau mekanisme pengendaalian

Sistem Lingkaran Tertutup : adalah system yang memiliki lingkaran umpan balik dan mekanisme pengendalian.

Dimensi-dimensi informasi :

1.      Revelansi : informasi memiliki revelansi jika berkaitan langsung dengan masalah yang ada.

2.      Akurasi : idealnya semua informasi harus akurat, tetapi peningkatan ketilitian system menambah biaya.

3.      Ketepatan waktu : informasi harus tersedia untuk pemecahan maslah sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang.

4.      Kelengkapan : manajer harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan  atau suatu penyelesaian.